Jeśli do tej pory wydało Ci się, że niczym, to koniecznie zapoznaj się z poniższymi informacjami. Dowiesz się, że obie formy są wyrazem chęci współpracy, ale każda z nich ma zupełnie inny stopień formalności. Od tego, którą formę wybierzesz, może zależeć sukces podczas nawiązywania relacji z nowymi kontrahentami.
Nie tak dawno pisaliśmy o tym: Jak przygotować ofertę handlową? Wyjaśniliśmy, że nie jest ona tym samym co zaproszenie do zawarcia umowy. Czas więc omówić ten drugi rodzaj dokumentu.
Dla przypomnienia: kilka faktów na temat oferty handlowej
Oferta handlowa to propozycja zawarcia transakcji (sprzedaży lub kupna), której celem jest przekazanie warunków zawarcia tej umowy. Jedna ze stron przedstawia warunki, a druga musi się do nich ustosunkować. Posiada określony zestaw informacji, które muszą się w niej znaleźć, aby miała moc prawną, np. terminy i warunki płatności, czy dostawy. Nie ma w niej miejsca na negocjacje. Osoba, która otrzymuje taką ofertę, albo ją przyjmuje, albo odrzuca. Dlatego największym wyzwaniem podczas tworzenia oferty jest trafienie w potrzeby kontrahenta. Nie znając ich, trudno jest przygotować spersonalizowaną ofertę. Dlatego w sytuacji, kiedy jeszcze nie znasz potrzeb drugiej strony, zdecyduj się na wysłanie zaproszenia do współpracy. Jest ono krótsze, mniej oficjalne i bardziej uniwersalne – w przeciwieństwie do oferty. Jak więc napisać zaproszenie do zawarcia umowy?
Zaproszenie do współpracy
Propozycja współpracy jest dobrym sposobem na nawiązanie relacji z firmą, z którą do tej pory nie były prowadzone żadne kontakty handlowe. Jej celem jest poinformowanie, że masz w swojej ofercie produkty lub usługi, którymi kontrahent może być zainteresowany. Jak to zrobić?
Oprócz oczywistego poinformowania o oferowanych produktach i usługach wskaż konkretne korzyści, które kontrahent zyska, decydując się na współpracę. Im więcej, korzyści tym lepiej. Ważne jednak, aby nie obiecywać „gruszek na wierzbie” i móc w przyszłości zrealizować swoje obietnice.
Informacja o doświadczeniu, certyfikatach i dyplomach nie ma większego znaczenia. Dlatego skup się na pokazaniu oferty, a nie na opowiadaniu o firmie. Oczywiście wypada się na początku przedstawić, ale nie ma sensu wchodzić w szczegóły. Lepiej to zostawić na później i opowiedzieć o tym podczas spotkania.
Zaproszenie do współpracy powinno mieć zwięzłą formę. Nawet jeśli zdecydujesz się na dłuższą formę, najważniejsze sprawy powinny zostać omówione na początku. Napisz krótko, o tym, czym zajmuje się Twoja firma, później przedstaw ofertę, wyjaśnij kontrahentowi jakie będzie miał z tego korzyści, a na końcu wezwij go do działania – czyli wyjaśnij co powinien zrobić po zapoznaniu się z wiadomością. Wystarczy, jeśli te wszystkie informacje znajdą się na jednej stronie formatu A4.
Dobrze, aby w Twoim teście pojawiła się jakaś informacja, czy pytanie, które ma za zadanie przyciągnięcie uwagi odbiorcy. Może to być obalenie jakiegoś mitu, zaprezentowanie ciekawych danych, wskazanie błędów innych firm.
Jeżeli chcesz, żeby potencjalny kontrahent wziął pod uwagę Twoje zaproszenie do współpracy – koniecznie podaj ceny usług (chociażby orientacyjne). O tym, jak ważna w e-handlu jest cena dowiesz się z analizy, którą przeprowadziliśmy i opisaliśmy tutaj.
Dobrym pomysłem jest przedstawienie ceny w wartości procentowej, odnosząc się do konkurencyjnych ofert. Jeżeli wiesz, że Twój potencjalny klient współpracuje z firmą X, to napisz, że Twoje ceny są np. o 5% niższe od firmy X. Oczywiście możesz tak zrobić jedynie, jeżeli rzeczywiście możesz zaproponować taką cenę.
Aby zmotywować potencjalnego kontrahenta do współpracy, możesz zaproponować promocję „ograniczoną czasowo”, lub „dla nowych klientów”. Taka motywacja może przyspieszyć decyzję.
Zaproszenie do współpracy ma za zadanie przetrzeć szlaki i zachęcić do nawiązania relacji biznesowej. Pierwsze wrażenie ma tu ogromną moc. Dlatego warto poświęcić trochę czasu i dobrze przygotować wiadomość e-mail lub pismo, które trafi do potencjalnego kontrahenta.